Copilote de conformité réglementaire

01 · Problème

Des obligations qu'on découvre souvent trop tard.

Pour financer ses formations sur fonds publics ou mutualisés, un organisme de formation doit être certifié sur le référentiel national qualité. L'auditeur ne se contente pas d'une déclaration : il demande des preuves écrites.

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 porte ce référentiel à 33 indicateurs, pour tout audit conduit à partir du 1er novembre 2026, sans disposition transitoire. Douze indicateurs changent sur le fond et un treizième est nouveau.

Et avant même la certification, un organisme qui démarre doit franchir des étapes qu'on découvre souvent au mauvais moment, comme la déclaration d'activité, à déposer dans les trois mois qui suivent la première convention.

02 · Contexte

Un dossier que je connais de l'intérieur.

J'ai dirigé une structure certifiée sur ce référentiel, et j'en crée aujourd'hui une nouvelle. Les dirigeants que je connais ne sont pas des spécialistes de la norme, et n'ont pas le temps de le devenir. Ils ont besoin d'un outil qui leur parle de leur situation, pas d'un cours sur la norme.

Le même problème existe partout où une norme, une réglementation ou un cahier des charges client exige des preuves écrites.

03 · Réflexion

Quatre décisions de conception.

1. Une seule prochaine action. Un tableau de 33 lignes ne fait pas agir. Une action, avec son pourquoi et son effort estimé, si.
2. Partir de la situation réelle. Quelques questions suffisent à déduire où en est l'organisme. La préparation de la certification ne devient une priorité que si le financement visé l'exige.
3. La source avant tout. Les 33 indicateurs sont repris mot pour mot du texte officiel. Le guide de lecture disponible date d'avant le décret : l'outil le signale sur les 13 indicateurs concernés, au lieu de présenter un niveau de preuve comme certain.
4. L'outil prépare, il ne juge pas. C'est l'utilisateur qui fixe le statut de chaque exigence. Seul un auditeur accrédité décide de la certification.

04 · Solution

Un parcours en six étapes, qui s'adapte à l'organisme.

Créer son activité, réaliser sa première formation, déclarer son activité et obtenir son numéro, tenir ses obligations courantes, préparer la certification si nécessaire, puis maintenir sa conformité. À chaque instant, l'accueil n'affiche qu'une chose : l'étape à faire maintenant, avec son échéance.

05 · Ce que j'ai construit

Deux briques.

Une analyse d'écart

Elle confronte les documents réels d'un organisme (programmes, procédures, conditions générales, livret d'accueil) aux seuls indicateurs qui s'appliquent à lui, et conclut pour chacun : couvert, partiel ou absent, avec ce qui manque.

Une application de pilotage

• Le périmètre réel. Les exigences écartées restent visibles avec leur motif, parce qu'un auditeur peut demander pourquoi.
• Une file de travail triée par gravité : ce qui manque avant ce qui est incomplet, les non-conformités majeures avant les mineures.
• Les échéances qu'on oublie, dont certaines calculées sans saisie : la bascule au nouveau référentiel, la déclaration d'activité à trois mois.
• Un générateur de documents : convention, programme, convocation, émargement, attestation, règlement intérieur, conditions de vente et facture, produits au format Word avec les mentions que les textes imposent et la source de chacune.
• Un journal de veille réglementaire qui signale les entrées lues mais jamais exploitées.
• Une sauvegarde du dossier en fichier, pour ne jamais perdre plusieurs jours de travail.

06 · Comment

L'IA pour construire et analyser, des règles relisibles pour décider.

L'IA intervient dans l'analyse d'écart : elle lit le dossier et le confronte aux exigences. Elle m'a aussi servi à construire l'application, avec Claude Code et l'équipe d'agents IA que j'ai construite, dont un agent de contrôle indépendant. L'application elle-même n'appelle aucun modèle d'IA : elle applique des règles écrites que l'on peut relire.

Le premier dossier réel

J'ai testé l'analyse sur le dossier de ma propre structure en création : 22 indicateurs applicables, 7 couverts, 9 partiels, 6 absents. Ce n'est pas un dossier client. Elle a trouvé une contradiction qu'une relecture rapide laisse passer :

Elle a aussi révélé un trou dans l'outil lui-même : un indicateur réservé à l'alternance passait au travers du filtre. Le constat a été corrigé, puis la question ajoutée au profil de l'organisme. Un outil de contrôle doit lui-même être contrôlé.

07 · Limites actuelles

Ce que l'outil ne fait pas encore.

• Pas encore d'utilisateur externe.
• Les saisies restent dans le navigateur. Les comptes partagés, avec des données hébergées en Europe, sont préparés mais pas encore branchés.
• L'outil ne génère pas encore les documents manquants.
• Il prépare un dossier, il ne remplace pas l'avis d'un auditeur accrédité.

08 · Prochaine étape

L'épreuve du réel.

D'abord un usage réel sur ma propre structure, puis un premier organisme extérieur. Les résultats utilisateurs viendront ici quand ils existeront, pas avant.